¡VEN!
HABLEMOS DE
TELETRABAJO
POLÍTICAS, ASPECTOS PRÁCTICOS Y COTIDIANOS
Imagina que el principio de Enfoque a los Colaboradores ahora fuera: Enfoque a los colaboradores que teletrabajan... Todos y cada uno de los comportamientos que definen este principio tendrían una nueva interpretación, porque esta nueva realidad implica grandes y pequeños cambios. Y nuestro objetivo es acompañar a nuestros colaboradores en las nuevas circunstancias.
Te presentaremos las políticas de la organización en el tema. Pero también es un espacio para el diálogo, la interacción, para analizar el tema y verlo desde múltiples aspectos. Queremos crear nuevas dinámicas sociales. Plantear alternativas para equilibrar la vida personal con el trabajo. Dar consejos de nutrición, ergonomía y salud en general.
En resumen queremos estar ahí, honrando nuestra cultura, siempre cerca del corazón de nuestros colaboradores.
LOS MANDAMIENTOS DEL TELETRABAJO
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POLÍTICAS DE TELETRABAJO
PROPÓSITO
La presente política tiene como finalidad definir lineamientos y regulaciones necesarias para hacer efectivo la modalidad de Teletrabajo en Arca Continental Ecuador por medio de un esquema de trabajo remoto.
CAMPO DE ACCIÓN
El presente documento es aplicable a los colaboradores de Arca Continental Ecuador, que a criterio de la compañía cumplan los siguientes requisitos:
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Colaboradores con cargos administrativos.
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Colaboradores vulnerables cuya actividad pueda ejecutarse de manera remota.
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Aprobación de Elegibilidad por el Jefe Inmediato y la Gerencia de área.
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Se aplica de manera autónoma o parcial de acuerdo a jornadas convenidas.
DEFINICIONES
De acuerdo a lo que determina la legislación ecuatoriana en relación a Teletrabajo, se regula los siguientes conceptos:
Teletrabajo.- Es la prestación de servicios lícitos y personales, con relación de dependencia, de carácter no presencial, en jornadas ordinarias o especiales de trabajo, fuera de las instalaciones de la empresa.
Teletrabajo Autónomo.- Cuando el teletrabajo se presta en el domicilio o un lugar escogido para desarrollar las actividades, encontrándose dentro de esta modalidad los colaboradores que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo acuden a la oficina en algunas ocasiones, utilizando medios y recursos tecnológicos de información y comunicación; el teletrabajador/a podrá asistir a las instalaciones de la empresa, cuando sea requerido por el empleador. Esta modalidad es indefinida, de tal forma que el Teletrabajador Autónomo, permanece en esta condición desde el inicio de su relación laboral hasta el final de ésta.
Teletrabajo Parcial.- Cuando el teletrabajo establece una combinación de días u horas fuera de las instalaciones del empleador y dentro de las instalaciones de la empresa. Esta modalidad es indefinida, de tal forma que el Teletrabajador, permanece en esta condición desde el inicio de su relación laboral hasta el final de ésta.
Teletrabajo Ocasional: Cuando el teletrabajo se realiza en ocasiones o circunstancias específicas convenidas. Esta Modalidad no es indefinida, es temporal mientras dure la situación específica que la originó (Ej.: Pandemia, labores de remodelación en el lugar de trabajo, comisión social, guerra, etc.).
Teletrabajador.- Toda persona que tiene calidad de trabajador/a de conformidad con lo dispuesto en el Código de Trabajo, y que efectúe sus labores mediante teletrabajo fuera de las instalaciones en las que mantiene su actividad el empleador, sea de manera autónoma, parcial u ocasional.
Todo colaborador bajo la modalidad de teletrabajo deberá estar registrado en el Sistema Único del Trabajo (SUT).
CRITERIOS DE OPERACIÓN
La presente política se llevará a cabo tomando en cuenta las siguientes consideraciones:
A. Elegibilidad para la modalidad de teletrabajo
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El teletrabajo es toda modalidad de prestación de servicios de carácter no presencial, en virtud de la cual un colaborador, puede desarrollar parte de su jornada laboral mediante el uso de medios telemáticos fuera de las instalaciones de la empresa, siempre que las necesidades y naturaleza del servicio lo permitan.
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La compañía podrá optar por la modalidad de teletrabajo en cualquier momento de la relación laboral según la necesidad del negocio y/o la actividad que ejecute el colaborador.
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Se establece que el colaborador debe contar con un contrato de trabajo suscrito con la empresa y la posición debe ser aplicable a desempeñar sus actividades laborales de manera remota.
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La compañía, por medio del área de Capital Humano, será quien valide las posiciones que se desarrollarán en teletrabajo, que, por su roles y funciones, son elegibles para aplicar dicha modalidad de trabajo. En esta validación aplicará solamente aquellos cargos que son denominados de confianza.
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Para ser elegible en la participación en la modalidad de Teletrabajo por elección del colaborador se manejará mediante el Formato de Elegibilidad de Teletrabajo, el que deberá ser aprobado por su jefe inmediato, la Dirección del área a la que pertenece y por el responsable de Capital Humano en la localidad.
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Se brindará oportunidad de optar por esta modalidad de trabajo a colaboradoras mujeres, que cuenten con cuidado de niños en etapa escolar y que requieran la atención a sus hijos.
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Si para la ejecución de una tarea o actividad se requiere de la presencia física del colaborador en las instalaciones de la empresa, el colaborador deberá presentarse al sitio que especifique su jefe inmediato, pese a que dicho día sea de trabajo remoto.
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Los teletrabajadores tendrán las mismas obligaciones, derechos y responsabilidades contractuales y con la empresa, que cualquier otro empleado con distinta modalidad de contrato. Del mismo modo, están obligados al cumplimiento de los reglamentos, políticas, códigos, circulares, procedimientos y disposiciones emanadas de sus superiores independientemente de que se esté ejecutando el teletrabajo.
B. Jornadas de trabajo, horarios y desconexión
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El colaborador será responsable de realizar teletrabajo autónomo, ocasional o de manera parcial, estableciendo de mutuo acuerdo entre el colaborador y su jefe inmediato, los tiempos de jornadas de trabajo, horarios y desconexión.
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La medición del trabajo priorizará los resultados alcanzados por el colaborador independientemente del tiempo de conexión para el cumplimiento de las actividades y será el jefe directo el responsable de garantizar el cumplimiento la productividad de sus colaboradores que se encuentren en esta modalidad de trabajo. En caso que el desempeño y productividad no son los esperados, es responsabilidad del jefe directo gestionar un plan de mejora y brindar los recursos y seguimiento para el logro de resultados.
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La jornada laboral será la misma que posee un colaborador regularmente en la empresa; es decir, ocho horas laborables con una hora disponible para el almuerzo.
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Las colaboradoras que se encuentren en período de lactancia laborarán de acuerdo a la modalidad Flex Time acordada con su jefe inmediato, siendo su carga horaria de máximo 6 horas diarias.
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El colaborador debe mantenerse conectado al correo electrónico y sistema de mensajería de la empresa durante el horario laboral acordado con el jefe inmediato y estar disponible cuándo se lo requiera, partiendo de:
Inicio: 8h30 – 9h00
Almuerzo: 13h30 – 14h30
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Las reuniones de trabajo y capacitaciones para los colaboradores en esta modalidad, deberán iniciar a partir de las 8h30 am y se agendarán hasta las 18h00 pm, si es necesario.
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Será obligación de los jefes directos, garantizar la desconexión diaria de 12 horas consecutivas y 48 horas de descanso luego de cinco días de labores.
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Se considerará una falta a esta política, aquellos líderes / colaboradores que soliciten de manera recurrente conexiones en fines de semana o en horarios no laborables.
C. Herramientas de Trabajo y uso de información
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La empresa brindará las facilidades necesarias a fin del traslado de información y equipos, para la correcta ejecución de las actividades del teletrabajador. Para este fin, es obligación del colaborador solicitar de manera formal por correo electrónico al área de TI el acceso a los recursos requeridos.
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Es responsabilidad del teletrabajador la seguridad del equipo de cómputo utilizado, así como de la información y acceso a datos que este posea.
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Es responsabilidad del colaborador el uso adecuado de información confidencial y deberá garantizar la seguridad de los datos, cumpliendo con el Código de Ética de la compañía y la Política de seguridad de información. Toda falta en contra de ésta responsabilidad será considerada como grave.
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Se establece que cuando un colaborador pase a la modalidad de teletrabajo, es responsabilidad del área de Capital Humano brindar inducción o entrenamiento al empleado sobre las herramientas necesarias para realizar el trabajo remoto.
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En casos justificados, en los cuales se solicite el movimiento de mobiliario, deberán contar con la autorización de la Gerencia y Dirección del área.
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El área administrativa de cada localidad contará con la nómina del personal en teletrabajo y será responsable de controlar el movimiento de los activos.
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El colaborador deberá mantener actualizada su información personal acerca de dirección, ubicación y teléfonos del lugar en donde se encuentra trabajando, y notificarlo al área de Capital Humano de su localidad.
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El colaborador que acceda a esta modalidad debe garantizar conectividad y el ancho de banda correspondiente para poder realizar su trabajo sin inconvenientes.
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Los colaboradores en esta modalidad no son elegibles con valores monetarios en nómina sobre alimentación, uniformes, transporte y/o movilización.
D. Ergonomía y seguridad ocupacional
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La compañía es responsable de velar por la seguridad y salud ocupacional de los colaboradores en teletrabajo. Para lo cual activará planes y programas orientados a capacitar y orientar a los colaboradores para la ergonomía en su lugar de trabajo.
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El colaborador deberá acatar y aplicar correctamente las políticas de seguridad, de tal manera que sus funciones se realicen de manera segura, sin peligros para su salud y generando las pausas necesarias para el cuidado físico y mental.
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El colaborador en teletrabajo será responsable de adecuar un espacio físico con mobiliario propio para cumplir con sus funciones.
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Para las reuniones de trabajo por videoconferencia, el colaborador deberá garantizar que en su espacio físico cuente con la privacidad requerida, evitando ruidos, falta de iluminación o distractores, así como mantener la presencia física y normas de respeto propias para la interacción remota.
RESPONSABILIDADES
Área de Compensaciones
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Asegurar el cumplimiento de la presente política de Teletrabajo.
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Dar soporte en el análisis y definición de casos que se encuentren por fuera de la política, con el fin de garantizar el proceso dentro de la organización.
Responsable de Capital Humano
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Orientar a los colaboradores en general sobre la Política y su aplicación.
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Efectuar el proceso de Elegibilidad de Cargos en base a lo especificado en el presente procedimiento.
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Garantizar el flujo, control y archivo adecuado de las solicitudes aprobadas.
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Registrar en el Sistema Único del Trabajo (SUT) a los colaboradores en teletrabajo.
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Actualizar de manera mensual la nómina de colaboradores que teletrabajan en cada localidad para mantener un control y seguimiento del programa.
Colaboradores que aplican
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Completar, firmar y entregar a su Jefe Inmediato el Formato de Elegibilidad para Teletrabajo
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Cumplir los compromisos establecidos en el Formato de Elegibilidad para Teletrabajo, así como aquellos acuerdos alcanzados vinculados con el cumplimiento de objetivos e indicadores.
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Ser capaz de trabajar sin supervisión constante, de manera autónoma y proactiva.
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El colaborador deberá entregar un teléfono de contacto a su jefe inmediato; por tanto, estará disponible durante la jornada laboral a través de las vías de comunicación definidas para el efecto, así como programas de reuniones virtuales (Ej. Skype, Microsoft Teams, Zoom, entre otros).
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En el caso de requerir un permiso para atender temas personales, deberá solicitar vía correo electrónico al jefe inmediato con mínimo 24 horas de anticipación a fin de la autorización correspondiente.
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Si por temas de salud se le otorgara permiso médico, deberá presentar el documento original, validado por el IESS si es el caso, al médico de la empresa y comunicar al jefe inmediato sobre este particular.
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Retornar a su lugar de trabajo cuando sea necesario o requerido por su jefe inmediato.
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Si se presenta algún imprevisto que lo imposibilite de realizar sus labores remotamente debido a falta de energía eléctrica en la zona, fallas en la conexión a internet, entre otros, coordinará con su jefe inmediato las alternativas viables.
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Las labores durante el trabajo remoto deberán realizarse en un área que posea la privacidad necesaria a fin de garantizar la confidencialidad y seguridad de la información de la compañía.
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En caso de dificultades para la conexión con la red corporativa, sistemas o programas requeridos para su labor deberá entrar en contacto con ASISTE o responsable de TI de su localidad.
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Cumplir las directrices relativas a las buenas prácticas de prevención de riesgos psicosociales y ergonomía facilitadas por el área de Salud Ocupacional.
Jefe Inmediato
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Garantizar que su colaborador conozca la política y su aplicación, así como los compromisos relacionados con su gestión y su cumplimiento de acuerdo a los indicadores establecidos.
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Cumplir con lo establecido de su rol como líder, expresado en la presente política y ser ejemplo de cumplimiento.
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Recibir el Formato de Elegibilidad de Teletrabajo de su colaborador y evaluar si este aplica y puede realizar sus actividades en Teletrabajo.
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Enviar la Solicitud de Elegibilidad a Capital Humano de su localidad para la validación.
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Aprobar y firmar la Solicitud de Elegibilidad para Teletrabajo conjuntamente con el Gerente de Área.
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Comunicar formalmente al colaborador sobre la aprobación o rechazo de la solicitud.
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Acompañar y establecer mecanismos de supervisión de la gestión del colaborador a fin del cumplimiento de las condiciones establecidas para el Teletrabajo.
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Suspender el Teletrabajo del colaborador en el caso de que se requiera mediante comunicación a Capital Humano a fin de formalizarlo (Formato de Suspensión de Teletrabajo).
Salud Ocupacional
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Gestionar acciones de prevención para los colaboradores en trabajo remoto que contribuyan a su bienestar biopsicosocial.
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Orientar al colaborador en ergonomía relacionada al teletrabajo, considerando las recomendaciones a seguir en cuanto a postura y pausas activas aplicables a este Programa.
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Capacitar en la forma adecuada de adaptar la estación de teletrabajo.
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Entrenamiento en pausas activas durante teletrabajo.
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Capacitar en salud y riesgos laborales asociados a la actividad remota a fin de prevenir enfermedades ocupacionales en teletrabajo.
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Orientar sobre los tiempos de desconexión digital (mínimo 12 horas continuas diarias) como parte de las acciones de prevención del riesgo psicosocial.
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Controlar y prevenir el riesgo psicosocial asociado al estrés por ritmo y carga de trabajo, burnout; así como por aislamiento y afectación de la interacción social.
Seguridad Industrial
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Capacitar en seguridad y riesgos en el trabajo asociados a la actividad remota.
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Orientar en el caso de incidentes o accidentes laborales durante la actividad en teletrabajo.
Seguridad Patrimonial
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Verificar y autorizar la salida de equipos de computación o activos solicitados para la ejecución de actividades durante la participación en el programa utilizando los formatos establecidos para el movimiento de activos por parte del área Administrativa o Tecnología de Información.
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Controlar el ingreso de las personas autorizadas para trabajo presencial.
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En el caso de retorno de colaborador en teletrabajo, deberá solicitar el formato de suspensión de teletrabajo y verificar la aprobación por la Gerencia y Dirección de área.
Tecnología de Información
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Facilitar la conexión VPN proporcionado por la compañía.
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Autorizar la salida de equipos (PC) mediante el formato correspondiente en coordinación con el área de Seguridad Patrimonial en la localidad.
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TI no dará soporte a problemas relacionados con conexiones domiciliarias de internet (banda ancha).
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Mantendrá un control de los equipos que se mantengan fuera de las instalaciones para fines del teletrabajo.
Administración
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Mantendrá el control de los activos solicitados para la ejecución de actividades durante el teletrabajo, utilizando los formatos establecidos para el movimiento de activos.
Clima y Cultura Organizacional
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Mantendrá canales de comunicación y de información para los colaboradores en teletrabajo.
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Generará acciones que contribuyan al sentido de pertenencia y compromiso de los colaboradores en teletrabajo hacia la organización y sus principios culturales.
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Propiciará actividades recreativas que favorezcan la comunicación y relaciones interpersonales contribuyendo a la cercanía entre los integrantes de los equipos en teletrabajo.
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Propondrá acciones desde su ámbito que contribuyan a la aplicación de esta política.
INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de las disposiciones de esta política implicará la aplicación la sanción establecida en el Reglamento Interno de la empresa.
REFERENCIAS
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Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-181 (Teletrabajo)
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Acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-076 (Teletrabajo Emergente)
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Código del Trabajo.
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Reglamento Interno de la Empresa
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Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional
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Política de Seguridad y Bienestar
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Código de Ética y Política de Conducta
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Seguridad de Información