En marzo María José Jaramillo, Analista de Comunicación Interna fue invitada junto a su jefe inmediato Paola Arévalo, a conformar el equipo de gestión de cambio encargado de acompañar la integración de DIPOR al CEDI la Libertad de Bebidas.
Era una tarea que nunca había llevado a cabo, pero Paola, confiaba en sus capacidades y en que haría un gran trabajo. El reto que tenía el equipo era cómo manejar las comunicaciones para que el proceso de sinergia fuera armonioso para ambos equipos comerciales.
El trabajo de María José consistía en diseñar los textos y la propuesta gráfica para elaborar los afiches de la campaña, pero ella no se limitó simplemente a realizar su tarea, sino que tomó parte activa en las reuniones y guió al equipo hacia diferentes ideas que no se estaban considerando.
Como resultado de esto, se diseñó un Toolkit de cómo se deben llevar a cabo estas integraciones, que desde entonces ha seguido siendo utilizado en procesos similares e incluye los siguientes aspectos:
Definición de cómo llevar a cabo la actividad de integración para cuidar la comunicación y adaptación del cambio
Esta definición incluyó dos eventos: día de la llegada del equipo comercial y día de la salida en vivo con un evento en el que participó el equipo Directivo
Entregables del toolkit: minuto a minuto, guion de cada evento, mensajes claves para cada dirección, ambientación del CEDI desde el branding hasta afiches con mensajes de integración y bienvenida, adicional un manual de comportamiento y la buena noticia de la semana.
Nada de esto hubiera sido posible sin su compromiso por entender el problema y brindar la mejor solución, así excediera los alcances planteados originalmente, pero también al hecho de que se encontró con un equipo de trabajo conformado por diversas áreas, Capital Humano, Administración, Logística, Comercial, que acogieron y la apoyaron en esta asignación nueva para ella, y sin duda su apertura para escuchar inquietudes y procesos lo que le permitió diseñar la estrategia de comunicación y poner en práctica todo el aprendizaje.
Al final, el trabajo de María José se convirtió en un ejemplo de cómo cuando hay una colaboración efectiva, con un equipo de trabajo comprometido, que lleva a un diálogo constructivo, se pueden obtener mejores resultados que los esperados.
Reconocemos la exitosa gestión que realizó María José en este proyecto y resaltamos sus comportamientos que hacen vivos nuestros Principios Culturales.